C’est quoi une « bonne règle » en entreprise ?

Congés, horaires, maladie, il y a tellement de règles à suivre que les salariés et les managers ne savent plus où donner de la tête. Avant de mettre en place une nouvelle règle (consignes et autres process…), voici trois questions qu’il faut se poser :

1/ Pour combien de personnes mettons-nous réellement en place cette règle ?

Admettons, par exemple, que je dise que les frais de restauration pendant une formation doivent être approuvés avant d’être engagés. Cette règle s’adresse à toutes les personnes susceptibles d’aller en formation (c’est-à-dire, espérons-le, à l’ensemble du personnel). Mais, dans les faits, cette règle s’adresse réellement aux quelques personnes qui pensent que parce qu’ils vont en formation ils vont pouvoir aller dans un restaurant haut de gamme « aux frais de la princesse ». Il s’agit d’une règle qui est un fardeau pour 100% des collaborateurs afin de régler un problème de comportement qui concerne 5% des personnes : ce n’est pas une bonne règle !

D’une manière plus générale, j’ai observé que la plupart des règles venaient d’une peur ou d’un défaut de management. Un salarié fait quelque chose de répréhensible ou qui n’est pas très correct, on met une règle pour tout le monde tout ça pour ne surtout pas à aller voir la personne et lui dire que l’on n’est pas d’accord avec son comportement. Ou bien, on met en place une règle parce qu’on est allé voir la personne qui nous a dit « j’ai le droit de le faire parce que rien ne me l’interdit ». Prenons l’exemple suivant :

mauvaises-regles-1

Ma proposition : si cette règle ne concerne réellement pas au moins 30% des personnes de la société ou de l’équipe concernée, c’est probablement une mauvaise idée…

2/ Ma règle est-elle suffisamment générale ?

Une bonne règle est suffisamment générale pour s’appliquer à un maximum de situations, y compris celles que l’on n’avait pas prévues au moment où l’on a écrit cette règle. Une mauvaise règle est tellement précise qu’elle nécessite d’être complétée par une pléthore de règles annexes, complémentaires et autres cas spécifiques.

Prenons, par exemple, les frais professionnels :

La règle dans une société comme Netflix (société de vidéo à la demande) est « Agissez toujours dans le meilleur intérêt de Netflix ».

 

Dans la plupart des sociétés, la règles des « frais pros » ça commence par :

  • Déplacement (trains, avions) : 2ième classe
  • Repas : 15€ / personne.

Jusque-là c’est simple, 2 lignes. Puis vient Jean qui vous dit que 15€ ce n’est pas assez lorsqu’on est obligé de manger en déplacement sur Paris.

 

Nouvelle règle :

  • Déplacement (trains, avions) : 2ième classe
  • Repas :

o    15€ / personne en Province

o    25€ / personne sur Paris

 

La semaine suivante en CE, le délégué CFFF (syndicat imaginaire) vous apostrophe : « Monsieur le Directeur, une employée mère de famille n’a pas pu rentrer chez elle vendredi soir parce qu’il n’y avait plus de places en 2ième classe dans le dernier train. Vous trouvez ça normal ? C’est comme ça que vous récompensez vos employés dédiés qui acceptent de faire des déplacements le vendredi ?!! »

 

Nouvelle règle :

  • Déplacement (trains, avions) :

o    2ième classe

o    1ière classe uniquement si plus de place en 2ième classe

  • Repas :

o    15€ / personne en Province

o    25€ / personne sur Paris

Quelques semaines plus tard, la compta vous alerte : Ryo aux Achats ne voyage qu’en première classe car il s’arrange toujours pour prendre ses billets au dernier moment de sorte qu’il n’y ait plus de place en 2nde.

 

Nouvelle règle :

  • Déplacement (trains, avions) :

o    2ième classe

o    1ière classe uniquement si plus de place en 2ième classe

o    Les voyages en 1ière classe nécessitent une approbation préalable du responsable

  • Repas :

o    15€ / personne en Province

o    25€ / personne sur Paris

 

Et ainsi de suite, jusqu’à ce que la règle de frais professionnels se transforme en une procédure répertoriée de 15 pages… qui ne sera lue que des personnes chargées de l’élaborer et de la valider…

 

Maintenant pensez à la règle de Netflix : « Agissez toujours dans le meilleur intérêt de (nom de la boite) ». Elle aurait permis aux gens de s’adapter aux situations non prévues (repas à Paris, plus de place disponible en 2ième classe). Elle aurait également permis de reprocher les abus de Ryo aux Achats : toujours voyager en 1ière classe n’est de toute bonne foi pas agir dans le meilleur intérêt de la boite.

 

Mais je sais ce que vous allez me dire. Vous connaissez des salariés qui vous expliqueront par A + B que leurs abus sont dans l’intérêt de la société :

frais-pros

De mon point de vue, vous avez, dans ce cas précis, affaire à un problème de responsabilisation et d’engagement du salarié vis-à-vis de l’entreprise. Si vous pensez pouvoir régler le problème avec 15 pages de procédures, mon avis est que vous vous trompez lourdement : dans mon expérience, ces personnes trouveront toujours une excuse ou une faille dans votre procédure aussi complexe soit-elle…

 

3/ Est-ce que ma règle simplifie les choses ?

Une bonne règle est une règle qui simplifie les choses pour tout le monde, évite que chacun fasse quelque chose dans son coin et que tout le monde perde du temps. Elle « règle » des problèmes plutôt que d’en créer de nouveaux.

Par exemple, « une seule note de frais par mois » peut être une règle intéressante qui permet de gagner du temps aux collaborateurs et au service  compta (quitte à mettre en place un système d’avance sur notre de frais).

« Pas plus d’une réunion projet par semaine/quinzaine/autre » peut être également un exemple de règle intéressante. Elle évite de multiplier les réunions chronophages, oblige les personnes du projet à travailler en petit groupe en amont de la réunion plutôt que d’ennuyer l’ensemble du groupe sur des questions qui ne concernent que 2 personnes.

 

 

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