Les mauvaises créations de poste

La semaine dernière, une de mes collègues m’expliquait les responsabilités et les tâches qu’elle avait confié à la nouvelle embauchée dans son service et j’étais très étonné. Comme dans beaucoup de cas, le poste avait été créé pour « soulager » ma collègue surchargée au fur et à mesure que ses responsabilités augmentaient.

Ce qui m’a étonné c’était la qualité du poste qu’elle avait conçue : des missions déléguées de A à Z, des tâches à valeur ajoutée, des responsabilités d’animation. En général les créations de postes sont les pires postes à prendre, je vais vous expliquer pourquoi.

Des postes fourre-tout

Je me suis aperçu que la création de poste fonctionne souvent de la manière suivante : Mme X (ou Mr) est surchargée car elle a de plus en plus de responsabilités ou de tâches à gérer. La direction décide de créer un poste pour aider Mme X qui sera sous sa supervision. On demande à Mme X de réfléchir aux missions du poste. Comment va procéder Mme X ? Elle va faire la liste de :

1/ tout ce qu’elle n’aime pas faire

2/ tout ce qu’elle estime être en sans valeur ajoutée dans son travail

Bref 9 fois sur 10 le poste ainsi créé est hyper-administratif, à faible valeur ajoutée, très morcelé, et n’a aucune cohérence.

Le syndrome Godzilla

Pire, le syndrome Godzilla aidant (voir lien ci-dessous), Mme X va recruter quelqu’un de nettement surdimensionné par rapport aux épluchures de poste qu’elle a créé. « Après tout pour reprendre mes tâches, il me faut quelqu’un qui ait au moins les mêmes diplômes que moi et de l’expérience : je suis déjà surchargée, je n’ai pas le temps de le former… »

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La stratégie de l’échec

Une fois que le candidat a été recruté, surdimensionné sur le poste, il ou elle va pousser pour prendre plus de responsabilités. Et Mme X va se rendre compte qu’elle a recruté quelqu’un qui peut potentiellement la remplacer. Soit Mme X a une grand maturité et tout va bien se passer, soit Mme X est inquiète pour son poste et elle va tout faire pour discréditer le candidat face à sa propre hiérarchie à coups de « tu sais Y manque beaucoup d’autonomie » et autres « Y a beaucoup de mal à travailler en équipe ».

Conclusion : Bien sûr, toutes les créations de poste ne sont pas comme ça mais quand vous postulez à un poste et qu’on vous dit que c’est une création de poste, certains candidats sautent de joie : pas de concurrent avec qui se comparer, plus d’autonomie dans les missions et les tâches. Méfiez-vous : est-ce que ce poste est une complète création de fonction ou un poste de délestage ? S’il s’agit d’un poste de délestage, vous devriez peut-être vous poser les questions ci-dessous.

4 questions à se poser lors de la création d’un poste ou d’une embauche sur un nouveau poste

Voici quelques exemples de questions à se poser lorsque l’on crée un poste ou lorsque que l’on prend un poste de « délestage ».

Quelle est la finalité du poste ?

Si la finalité du poste est d’ « aider Mme X à assumer l’ensemble de ses responsabilités » ou si la finalité est très vague « aider le service à réaliser ses missions » par exemple, ce n’est pas bon signe (sauf si le poste est un poste d’assistant-e). Cela indique que le poste n’a pas été créé ou pensé comme ayant sa propre cohérence ou son propre but.

Quelles sont les missions sur lesquelles la personne est dépendante de la personne qui occupe actuellement le poste ?

Un des risques de ces postes est d’avoir des missions où le nouvel embauché a le travail à effectuer mais pas la responsabilité de décision ou, autre variante, le back office mais pas le front office.

Par exemple, beaucoup de managers qui créent des postes d’adjoint délèguent le management au quotidien sans le pouvoir ni de faire les entretiens annuels, ni de fixer les objectifs ou de remettre les augmentations.

Il faut essayer de se fixer une règle simple : pas de délégation de tâche sans délégation de la responsabilité que la personne dans la poste avait, pas de back-office sans front-office.

Quelles sont les missions ou les responsabilités prioritaires du poste ?

Dans tout poste, ceux qui rédigent la description de fonction ou l’offre d’emploi doivent être capables de hiérarchiser les missions et responsabilités du poste. Dans les mauvais postes de délestage, cet exercice s’avère très difficile parce que seules les missions avec le moins de valeur ajoutée sont gardées.

La description de poste ou l’offre d’emploi utilise plusieurs des termes suivants : adjoint, relai, animation d’équipe, coresponsable, seconder, superviser sur le plan opérationnel, management fonctionnel, responsable du reporting/ de la préparation

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